Intram Scholar

Intram Scholar — gestion complète des frais de scolarité, élèves, parents, classes et années académiques, avec encaissement en ligne et hors-ligne.

Intram Scholar est la solution complète pour les établissements scolaires : écoles privées, instituts, centres de formation. Vous y gérez vos années académiques, classes, élèves, parents, frais et leurs échéances, paiements en ligne et hors-ligne, factures et rappels automatisés — le tout depuis un dashboard dédié.

Disponible uniquement pour les types de compte Entreprise et Association. Les types Particulier et Auto-entrepreneur n'ont pas accès à ce module. Voir Activation du compte marchand.

Cas d'usage typiques

• École primaire / collège / lycée privé — facturation annuelle découpée en trimestres ou mensualités

• Université / institut supérieur — frais d'inscription + frais de scolarité par semestre

• Centre de formation — encaissement par session avec possibilité de paiement échelonné

• École spécialisée (musique, langue, sport…) — abonnements + frais d'inscription récurrents

Concepts clés

École

L'entité de base. Un marchand peut posséder plusieurs écoles depuis le même compte (utile pour les groupes scolaires). Chaque école a son propre nom, adresse, contact, logo et paramètres.

Année académique

Définit le calendrier scolaire (ex : 2024-2025). Tout est organisé autour des années — les classes, frais et inscriptions sont rattachés à une année académique précise. Cela permet de clore une année et passer à la suivante sans perdre l'historique.

Classe

Un regroupement d'élèves au sein d'une année académique. Chaque classe a son nom (6ème A, CM2, L1 Informatique…) et est rattachée à une année. Les frais sont configurés par classe.

Frais (Fee)

Un montant à percevoir associé à un libellé (scolarité, inscription, cantine, transport, uniforme…). Chaque frais peut être :

• Forfaitaire — un montant fixe payable en une fois

• Échéancé — découpé en plusieurs versements (instalments) avec pourcentage et date butoir pour chaque échéance

Exemple : frais de scolarité 600 000 XOF découpé en 3 tranches : 40 % (octobre), 30 % (janvier), 30 % (avril).

Élève (Student)

Une fiche par élève contenant son identité, sa classe, son statut, ses frais assignés et l'historique de ses paiements.

Parent

Une fiche par responsable (parent, tuteur) reliée à un ou plusieurs élèves. Les rappels et notifications de paiement sont envoyés aux parents.

Réductions (ReductionFee)

Remise appliquée à un élève sur un frais donné (ex : -50% sur la scolarité pour les boursiers, -10% pour le second enfant d'une fratrie).

Comment ça marche

1. Vous créez votre école et configurez l'année académique en cours
2. Vous définissez vos classes et les frais associés (forfaitaires ou échéancés)
3. Vous inscrivez vos élèves dans leurs classes
   ├── Import depuis Excel / CSV pour les inscriptions en masse
   └── Ou saisie individuelle
4. Vous associez les frais à chaque élève (et appliquez des réductions si besoin)
5. Le système génère automatiquement les échéances et factures
6. Les parents reçoivent les notifications (email + SMS) avec un lien pour payer
7. Vous suivez les paiements en temps réel
   ├── Paiements en ligne (Mobile Money, carte) — créditent automatiquement
   └── Paiements manuels (espèces, virement) — vous les enregistrez vous-même
8. Rappels automatiques pour les échéances en retard

Configurer une école

1. Menu Intram Scholar → Écoles → Nouvelle école

2. Renseignez : nom, sigle, adresse, contact, logo, description

3. Configurez les paramètres : devise, modes de paiement autorisés, modèle de facture

4. Créez l'année académique en cours (date début + date fin)

5. Créez vos classes et configurez les frais par classe

Gérer les élèves

Menu Intram Scholar → Élèves :

• Liste paginée avec recherche par nom, classe, statut de paiement

• Inscription individuelle ou import en masse depuis un fichier Excel/CSV (le template d'import est téléchargeable)

• Fiche élève : informations, parents liés, frais affectés, historique des paiements, échéances à venir, solde restant dû

• Mutation : déplacer un élève d'une classe à une autre en conservant son historique

Suivre les paiements

Menu Intram Scholar → Paiements ou Statistiques :

• Vue d'ensemble par école : encaissé sur la période, taux de recouvrement, top classes

• Vue par classe : qui a payé, qui doit, montant collecté vs attendu

• Vue par élève : timeline des règlements, prochaines échéances, retards

• Export comptable : CSV par école, par classe, par période

Rappels et notifications automatiques

Le module envoie automatiquement :

• Notifications de nouvelle facture dès qu'une échéance est due

• Rappels J-7, J-3, J-0 avant chaque échéance

• Rappels de retard à intervalle configurable après la date butoir

• Confirmations de paiement lors de chaque encaissement

Les canaux disponibles : email, SMS, notification push (si l'app mobile est utilisée par le parent). Configurables par école dans Intram Scholar → Paramètres → Notifications.

Paiements en ligne vs manuels

Origine	Comment	Frais
Paiement en ligne	Le parent paie via le lien reçu (Mobile Money, carte)	✅ Frais standards
Paiement manuel	Vous enregistrez un règlement reçu hors plateforme (espèces, virement, chèque)	❌ Aucun frais Intram

Les paiements manuels conservent une trace identique dans l'historique de l'élève — vous avez une vue unifiée pour votre comptabilité.

Factures

Chaque échéance payée génère une facture PDF téléchargeable depuis la fiche élève. Le modèle peut être personnalisé avec votre logo et vos mentions légales depuis Intram Scholar → Paramètres → Modèle de facture.

Frais

Les paiements en ligne suivent le modèle standard. Les paiements manuels enregistrés ne génèrent aucun frais Intram.

Intégration API (optionnelle)

Si vous voulez synchroniser Intram Scholar avec un SI existant (logiciel de gestion scolaire, ERP), deux briques :

Recevoir les notifications de paiement

Configurez un webhook sur payment_request.paid — chaque encaissement scolarité déclenchera un appel signé vers votre URL. Vous pouvez ensuite mettre à jour votre système avec la référence de la transaction et celle de l'élève (transmise dans webhook_data).

Récupérer les transactions Scholar depuis votre backend

GET /merchant/transactions renvoie toutes vos transactions. Les transactions issues de Scholar sont identifiables via le champ webhook_data que vous avez configuré.

Limites

• Disponibilité : Entreprise et Association uniquement (cf. Types de comptes).

• Soumises aux limites hebdomadaires de votre type de compte (les comptes Entreprise/Association ont des limites illimitées par défaut).

• Nombre d'écoles, années, classes, élèves, frais : illimité.

• Import en masse : pas de limite stricte, mais privilégiez des lots de < 500 lignes pour de meilleures performances.

Voir aussi

• Intram Immo — pour la gestion immobilière (loyers, charges, baux)

• Intram Business — alternative légère sans gestion académique structurée

• Activation du compte marchand — disponibilité par type de compte

• Frais

• Merchant API — Webhooks — synchroniser avec un SI externe